セミナー開催場所を決める5つのポイント

セミナー開催場所を決める5つのポイント

セミナーを開催することになった際に、一番始めに悩むのがセミナーの開催場所。どのような立地のどのような場所を選択することが参加者、自社、そして自分を含めた担当にとって最適なのか、悩んでしまうのではないでしょうか。

そこで「会社の近くがいいの?」「遠くてもいいの?」「設備はどこも同じものが揃っているの?」など会場選びの不安をお持ちの方のために、セミナー開催場所を選ぶポイントについてまとめました。ぜひ、参考になさってください。

セミナー開催場所を決める5つのポイント


セミナーの開催場所は、セミナーが成功するか否かを左右する大切な要素のひとつ。選ぶ場所や会場は集客に大きく影響するからです。自社の都合だけを考えて選んだのでは、思うような集客は難しく、会社から便利で安いところを基準に選ぶと、印象のよくない会場となってしまい十分なセミナー効果が得られないこともあるのです。

また、ただ単に「人気がある場所だから」という理由だけで選んでも、来てほしい人たちを集めることはできません。仮に大勢の人を集めることができたとしても、会場自体に不備などがあったのでは肝心なセミナーが失敗に終わってしまいます。

ある目的をもってセミナーを開催するのですから、その内容に合わせて「集客したい人物が集まる会場選び」をしましょう。集めたい人たちが来やすい場所か、印象はいいか、目的のセミナーを不備なく成功させることができるかなど、あらゆる観点から見ることが重要です。

そこで、最適な開催場所を選択しやすいように、会場を選ぶ際のポイントをピックアップしました。以下のポイント全てにおいて最低限の条件をクリアし、その中でもっとも集客効果が期待できそうな場所を選びましょう。

また、人気のある会場は、予約開始時期と同時に埋まってしまうこともあります。よりよい会場をおさえるためには、半年前を目安に予約できるよう行動することが大切です。

<ポイント1>アクセスのしやすさ

基本的に、お客様が電車で来場できる場所を探します。大切なのは、駅からできるだけ近いところを選ぶこと。徒歩10分以内がベストです。会場が駅からバスを利用しなければならなかったり、徒歩10分以上歩かなければならなかったりすると、どうしても面倒だと感じてしまい、集客の妨げになってしまうからです。

また、集客したい人たちが集まりやすい駅を選ぶことも重要。特定の地域を集めたい場合は、その中心となる主要駅で複数の路線が乗り入れている駅を選ぶとよいでしょう。関東圏でとにかく人数を集めたいという場合は、渋谷、新宿、東京周辺などがおすすめです。

<ポイント2>会場の収容人数

集客したい目標の人数が収容できる会場を選びます。その際は、結果として人数に変動がある可能性があることを考慮し、講師やスタッフの人数も含めるようにしましょう。
細かいチェックポイントは以下の通りです。

収容形式の確認

多くの会場が「スクール形式(机と椅子を配置して座る場合)」で座れる人数を基準としていますが、「シアター形式(椅子だけを配置して座る場合)」での人数を記載している場合もあります。

多くの資料を配布したり、書類への記載を求めたりするケースではスクール形式を利用することが多く、来場者も落ち着いて話を聞くことができます。そのため、スクール形式はセミナーの顧客満足度が高くなりやすい形態といえますが、収容できる人数には限りがあり、万が一人数が増えてしまった場合、柔軟に対応することが難しくなります。

一方、シアター形式の場合は、机を置かない分、多くの人を収容することができます。うまくいけばスクール形式の倍の人数の収容も可能。急に参加者が増えても対応しやすい形態といえるでしょう。ただし、机がないことで、荷物が置けなかったり書類の読み書きが難しくなったりするため、参加者からの不満の声が聞こえてくることもあります。

平米数

集客可能人数が同じ場合でも、部屋の広さには差があることも多いもの。セミナー内容によっては、実際の平米数を確認することも大切です。たとえば、セミナーの中でグループワークを取り入れたり、前の方で実演のスペースが必要であったりする場合は、より広い平米数のほうが使いやすくなります。また、広さに余裕があれば、部分的に別の使い方をすることも可能です。

このように、セミナーの内容や、各形式のメリット・デメリットなどを考慮し、会場選びをするようにしましょう。

<ポイント3>設備・備品

セミナーを成功させるためには、目的をやり遂げることのできる環境が必要です。そのために欠かせない設備があるか、備品は揃っているか、有料が無料なのかなどをしっかりと確認しましょう。

プロジェクターとスクリーン

セミナーに欠かせないのが、さまざまな資料を大きく映し出すプロジェクター。言葉だけでは伝わらないことも、視覚で訴えることで説得力のあるセミナーが実現します。チェックポイントは、グレードと端子(VGA・HDMIなど)の種類。映し出すスクリーンの有無、大きさも確認してください。

また、スクリーンのかわりに、パソコンに直接つないで映すことのできる大型ディスプレイを設置しているところもあります。

インターネット接続(無線LAN・有線LAN)

セミナー内でインターネット接続が必要な場合は会場でネット接続サービスがあれば安心、かつ便利です。また、無線LANがあれば参加者にも喜ばれるだけでなく、SNS(FacebookやTwitterなど)でセミナー情報を拡散してもらえる可能性も高まります。その他、コンセントの数も確認しておくと安心です。

ホワイトボード

ポイントを書いて伝えたい場合には、欠かせない備品。その大きさや用意してあるペンの色などのチェックも行いましょう。

マイク

講師の声質などにもよりますが、大きな会場ではマイクがあったほうが安心です。後ろの席の人にまできちんと内容を伝えることができるので、できれば準備しておきましょう。

パーテーション

ひとつの部屋で、セミナー以外に使用するスペースを確保する際に仕切りとして使用します。たとえば、スタッフルーム、荷物置き場、面談コーナーなどを設置することが可能です。

その他、トイレ、ハンガーラック、キッチン、冷蔵庫、電気ケトル、電子レンジ、姿見鏡、観葉植物などの有無も必要に応じて確認しましょう。

<ポイント4>利用料金

集客にベストな条件を高めて選ぼうとすると、その条件がよくなればなるほど料金も高くなってしまいます。セミナーを開催するにあたり当然予算があるはずですので、その中でよりベストな会場を探す必要があります。

そこで、ピックアップする際に、予算内でおさまるかどうかを確認します。このとき注意したいのが備品の料金です。無料なのか、有料なのかによって総費用が大きく異なるからです。部屋の料金だけで計算してしまうと、予算オーバーになってしまうことも…。

また、うっかり見落としがちなのが利用時間。会場によっては最低利用時間を設けているところがあるので注意が必要です。また、事前準備の時間、時間をオーバーしてしまった場合の時間についても含めて考えておきましょう。

その他、会場費用は前払いが基本です。そのため、万が一キャンセルすることになった場合の費用や、キャンセル料が発生する日にちについても認識しておいてください。

<ポイント5>会場の雰囲気

会場の雰囲気は、セミナーそのものの良し悪しを左右しがち。意外にも大きく影響を及ぼすためチェックが必要です。古くても清潔感があれば集客は可能。しっかり管理されているかどうかを見極めましょう。

会場選びの際に注意すべきチェックポイント

使用する設備が有料か無料か

前述しましたが、使用する設備、備品などが有料な場合、費用が高くついてしまうことがあります。必要な設備、備品がある場合は、オプション料金が別途発生するかどうかを確認し、トータルコストで比較検討を行いましょう。

当日不参加で参加人数が減る可能性があること

予定していた参加者の中で、当日不参加となり人数が減ってしまうこともしばしば見受けられます。急きょ、レイアウトを変更したり、参加料を集金できず収入が減少したりすることもありえることを踏まえて行動しましょう。

悪天候などでセミナー延期の場合のキャンセル料金の扱いなど

台風や大雪などの場合、やむを得ずセミナーを中止せざるを得ないこともありますが、会場によっては自然災害によるキャンセルでも返金されないケースがあります。スペースのキャンセルポリシーを事前に確認するようにしましょう。

心配な場合は下見が可能な会場を選択

ホームページなどで会場の内装を確認したつもりでも、意外な盲点があったというケースもあります。雰囲気が違った、画像に写っていない箇所が汚れていたなど、当日気づくことも多いものです。

そのため、できれば事前に会場を下見しておくようにします。また、会場の雰囲気だけでなく、机・椅子・受付などのレイアウト、プロジェクターの設置場所や使用方法、部屋の明るさ、駅からのアクセスでわかりづらいところはないかなど、参加者目線でさまざまなところを確認しましょう。

近くにコンビニなどがあるかどうか

セミナー開催中に、急にコピーが必要になった、足りない備品があったなどのトラブルが発生することも。このようなときに、近くにコンビニなどがあるととても便利です。長時間の利用となる場合、コンビニが利用できたほうが参加者にも喜ばれます。

まとめ

セミナー会場を選ぶ際にチェックしたいポイントは、目的によってその必要性や重要度は異なりますので、担当者であるあなた自身がしっかりとその目的を把握・理解した上で貸し会議室を選択することが大切です。不安な点、疑問点などは、会場担当者に事前に問い合わせするとよいでしょう。

うっかりチェック漏れが発生しないよう、チェックリストを作成し管理するなど、自分なりに工夫しながらセミナー会場選びを行うことも大切ですが、もっとも大事なことは、主催者側という立場だけで判断せずに、参加者目線で見極めていくこと。セミナー成功に向けて早めに行動し、参加者に喜んでもらえる会場選択が行えることを願っています。

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