当日に失敗しないために！ プレゼンの準備について

プレゼンの成功の鍵は準備にあり、とはよく言われることです。では、どのようなポイントに気をつけて準備を行えば良いのか、プレゼンの流れを追いながら、必要な準備についてまとめいきます。

まずは大枠作り！ プレゼンが決まってから行う準備

プレゼンを行うことが決まったら、まずどのようなプレゼンにするのかというコンセプトを固めていきましょう。テーマと構成を考え、そのプレゼンの目指すところ＝ゴールを確認します。そして台本を書き、並行してスライドや配布資料を用意していきます。

ポイントは、ここまでの一連の作業をなるべく早く、一気に行ってしまうようにすることです。台本、資料などは後からでも直しが効きます。しかし、少なくともたたき台ができあがっていないと、その後のことが何も進まなくなってしまいます。完璧ではない形でも良いので、ひとまず大枠を作ってしまってください。そして、練習などをしながらおかしなところ、変えた方が良いと思ったところはどんどん修正して、ブラッシュアップしていきましょう。

プレゼン会場の準備

プレゼンの会場は、大小さまざまなタイプがあります。それほど広くない会議室を使うこともあれば、講習会やセミナー用にも使えるような場所を借りて行うこともあるでしょう。
いずれにしろ、会場は本番前に入念な下見をし、リハーサルも行っておいてください。

会場を選ぶ際には設備や機材をチェックし、足りないものは事前に用意するようにします。機材の接続テストを行って、プロジェクターにきちんとスライドが映るか、といったことも確認しておいてください。

たとえリハーサルでうまくいっても、当日にトラブルが起きることもあるので、PCにつなぐコネクタなどは、予備も用意するくらいの周到さが必要です。マイクも使ってみて、思ったとおりの音が出るかも確かめておきます。通しのリハーサルは、3回程度は行っておくと安心です。プレゼンターもそのほかのスタッフも段取りを完全に頭に入れて、本番に備えるようにします。

プレゼン当日の準備

当日はまず、参加者の変更がないか、プレゼンの発表順に変更がないかなどを確認します。機材も必要なものが全てそろっているかを見ておきましょう。

当然のことですが、本番では練習やリハーサルとは違って、参加者が存在します。そこでプレゼンを始める前は、会場に集まってもらった人たちの顔を実際に見て、心の準備をしておきましょう。その際、オーディエンスの中で決定権を持つ人は誰かという情報も頭に入れておきます。プレゼン中にアイコンタクトをとるときには、決定権を持つ人をメインとして最初に目線を送り、続いてその周囲の人の顔を見るようにするのがセオリーです。もちろん席順などにもよりますが、このように会場の中でのメインターゲットを決めておくと、説得力あるプレゼンが展開できるはずです。

プレゼン終了後にすべきこと

無事、プレゼンが終わると、誰しもホッとして気が抜けるものです。充足感もあるでしょう。しかし、パーフェクトにできたと思う人はあまりいないのではないでしょうか。必ず、いくつか反省点や改善すべき点が思い浮かぶはずです。しかし、それらを次回のプレゼンにきちんと活かせることは少ないかもしれません。それは、きちんとしたフィードバックを行っていないためです。

プレゼンが終了したら、自分自身で気づいたポイントをきちんとメモしておきましょう。また、会場にいる同僚などにフィードバックのための評価資料を渡し、記入してもらうのも効果的です。説得力、独創性、論理性、表現力、時間配分……といった項目を設け、簡単でも良いので評価をしてもらいましょう。

さらに、プレゼンを行った対象の人々の意見も聞くことができれば、非常に貴重なデータとなります。仮に企画が採用されなかったとしても、「当方の提案で、どのような点が足りなかったのかアドバイスをいただけませんか」と聞くことは無駄ではありません。逆に、企画が通ったときも「どのようなところが気に入っていただけたのでしょうか」と聞いてみることが重要です。こうした努力を重ねることで、また次回のプレゼンのための準備につながります。

プレゼンは会場を押さえて、台本や資料を作れば準備終了となるわけではありません。いろいろな準備があることを理解し、抜かりのない準備を行うようにしましょう。