会議でのホワイトボードの上手な使い方

会議でのホワイトボードの上手な使い方

会議室には大抵、ホワイトボードが備えつけられています。ホワイトボードは、議事を効率良く進め、結果(結論)の出る会議にするための強力なツールです。しかし、ホワイトボードを十分に活用できている人は少ないのではないでしょうか? 会議をスピーディーで実りあるものに変えるためにも、ホワイトボードの活用法を知っておきましょう。

会議を変える! ホワイトボード活用のメリット


よくあるダメな会議のパターンには、以下のようなことがあります。
・意見が出ない
・1人が長々と演説する
・論点のずれた議論になる
・同じような議論が続いて結論へ結びつかない
これに対して、ホワイトボードを使う最大のメリットは、会議内容の「見える化」ができるという点。出席者全員が発言内容を可視情報として共有すれば、さまざまな会議の無駄をカットできます。

「グルグル演説」をカット

発言を文章化することで、「その場に出た意見」を全員が共有できます。1つの内容をダラダラ話す、同じことを言い方だけ変えて話すといった、会議を前に進めない発言に対して「それはコレですね、ほかの意見も聞きましょう」と議論を先へ進めることができます。

すれちがったまま交わされる議論をカット

議題や目的、各人の発言内容をホワイトボードへ書き出して確認することで、聞き間違いや認識の差がなくなり、参加者が間違いなく情報を共有できます。進行役がボードを元に「これは納期的な課題、こちらは営業効率の問題ですね」という風に、議論を整理するのも効果的です。

全員参加のライブ感を作る

会議をアクティブに進めるには、発言者自身がホワイトボードへ意見を書きこむのが効果的です。発言を自分で書くことで、発言者に「参加している自覚」と「内容に対する責任感」が生まれます。ボードを見れば、発言のない人も明白となります。スペースの都合で発言者が前に出られない場合は、「こうゆうことですね?」と進行役(ファシリテーター)が確認して、この内容は誰の発言かを明確にします。全員参加で考えているというライブ感は一体感となり、議論が合意へ達しやすくなります。

ホワイトボードの活用は、会議前から始まっている


会議が始まる前に以下の事を書き出しておくと、会議の進行がスムーズになります。

議題タイトル

「何が議題か」、「何を決めるのが目標か」を文章として参加者が共有しておくことで、関係のない方向へ議論が進むことを防ぎます。

注意事項やルール

企画会議なら「人のアイデアは批判せず自分のアイデアを出す」、開店準備のスケジュール会議の場合は「MD(マーチャンダイジング)内容に関しては別途調整」など、実のある会議にするための注意事項やルールを参加者で共有します。

簡単なアジェンダ

全体のタイムスケジュールが目の前にあると、参加者のダラダラした発言が減り、決められた時間の中で結論へたどり着こうとする意識が生まれます。

会議中のホワイトボードへの書き方


会議中にホワイトボードへ発言内容を書いて行くとき、次のポイントに留意すると、分かりやすいボードになります

ペンの色を使い分ける

マーカーの色を変えることで、発言を整理しやすくなります。「制作」、「営業」、「進行管理」などセクションごとの意見を色分けして課題を絞る、重要な発言を赤、決定事項を青と分けるなど、会議によってアレンジします。3色程度を使い分けましょう。

ポイントをおさえて書く

板書する時間や文章を読む時間が長いと会議が間のびします。発言はポイントをおさえてコンパクトに。ただキーワードだけをポンと書くのは、後から読んで意味が分かりません。キーワードの意図がきちんと通じる程度の文章で書く習慣をつけましょう。

図を用いる

いくつかの議題が並行する場合や内容が複雑な議論では、チャートや矢印など図を使ってホワイトボードの情報を整理すると効果的。ファシリテーターがボードの内容を参加者と確認しながら図にまとめてゆくと理解を共有できます。

ホワイトボードを使う際にあると便利なもの


ホワイトボードを活用する際に、便利なアイテムも用意しておきましょう。

指示棒(レーザーポインター)

たくさん情報が書き込まれたボード上でも、一点を示すことができます。

付箋(ポストイット)

KJ法を使ったブレストでは、大判の付箋(色分けできるように数色)が役立ちます。

プリンター

ホワイトボードの板書をプリントアウトしてどんどん貼って行くこともできます。

PCやプリンターに繋いで使えるインタラクティヴ機能付きホワイトボードも数多くあります。高機能なホワイトボードを備えた貸会議室を利用するのもおすすめです。

会議を効率的かつ効果的に進めるには、ホワイトボードの活用が欠かせません。ホワイトボードの使い方をおさえて、ファシリテーションをスキルUPさせましょう。

スペース特集

  • お手軽なレンタルスペースが満載!
    少人数の方にオススメ!
  • 大人数で利用できて、社内研修やセミナー、懇親会に最適です!
  • 1時間1,000円以下で借りられる、
    会議室の特集です!
  • 月極でスペースやオフィスを借りたい方へ向けた特集です!
    お問合せは0120-388-172(レンタルオフィス窓口)まで
  • ダンスやヨガに最適なレンタルスタジオを集めました。

全ての特集を見る