会議を目的別に種類分けして効率化を図る方法 

会議を目的別に種類分けして効率化を図る方法 

会議をすることは多いけれど、会議をして成果が上がった実感がない。そういう場合は、無駄な会議が多くなっているのかもしれません。一度、会議内容を整理してみましょう。「何を目的に開く会議か」で種類分けすると、会議ごとに達成すべきゴールや話し合いのルールが見えてきます。

会議の目的を知り、種類分けするメリットは?


通常、会議の目的は大きく分けて以下の3つに集約されます。

1.コンセンサスを得る(情報共有)
2.物事を決める(意志決定)
3.自由な発想を出し合う(ブレスト)

目的が「コンセンサスを得る」ことなら、事前の資料配布や情報共有を心掛けて、了承、合意を得やすくします。「物事を決定する」のが目的なら、決定がゴールであることを全員に意識させ、堂々めぐりの議論や散漫な意見を排して議論を絞り込んでいきます。会議の目的を知ると、何がゴールか、どう会議を進めれば良いかがわかるようになります。

必要な会議の種類


ビジネスシーンではさまざまな会議が行われます。会議の種類を知ると同時に、会議の無駄を省く方法、効率を上げる方法はないかチェックしてみましょう。

報告会議

事業報告や案件の進捗報告を行う営業会議などがこれに当たります。
<チェック項目>
管理職への情報共有だけが目的なら、報告書にできないか?
時給コストの高い管理職が出席するに見合う利得は何か?

コーチング会議

先輩やマネージャーが、案件攻略法や、問題解決法、成功例、失敗例などを部下と共有し、社内全体のビジネススキルを上げる会議。
<チェック項目>
報告会議を進捗報告&コーチングの場にして、会議の費用対効果を高められないか?

スケジューリング会議

多部門のかかわるプロジェクトでは全体の進行スケジュールを調整する会議が必要。
<チェック項目>
クラウドなどで情報共有することで、調整会議を減らせないか?

アイデア出し会議

新商品の企画会議、販売促進のアイデア出しなど、企画段階の会議。
<チェック項目>
ブレストやフラッシュの段階からダメ出しをして、モチベーションを下げる発言が横行していないか?

問題発見・解決会議

現状起きている問題を共有し、解決する会議。不安材料がある時の対策会議や、売上不振時の営業会議などがこれにあたります。
<チェック項目>
現状への不満や愚痴でなく、問題は何かをきちんと発見できるか?
解決を絶対目標として、具体的対策を議論できるアジェンダ(進行表)になっているか?

意思決定型会議

意見の抽出や検討だけで終わらず、きちんと意志決定までする会議。最終的に意思決定するリーダーは、参加者を納得させる説明をする責任があります。
<チェック項目>
意思決定してゆくプロセスが明快で、参加者が理解できているか?

会議をする際の注意点

上記のチェックポイントを元に、会議を開催するときに注意すべきは次のような点です。

資料読みだけで終わってしまう会議にならないようにする

参加者には事前に資料を配布し、目を通した上で会議にのぞんでもらいましょう。共有すべきは、資料から一歩踏み込んだ解決法や攻略アイデアです。

開催することだけ目的の会議にならないようにする

会議コストを把握し、費用に見合う効果を出すこと、意思決定が目的であることを参加者の共通認識にします。

意見がでない会議にならないようにする

参加メンバーを決める時は、その人間が参加する理由付け(会計視点の意見、製造過程の検証など)を明確にして、各人が役目を果たすようにします。

一人の独演会議にならないようにする

立場の違うメンバーが議論することで、独断ではできない解決方法を得るのが会議。ファシリテーターは、独演会議にならないように会議をコントロールしましょう。

会議の種類を正しく知り、目的別に種類分けすることは、無駄な会議をしないために必要なプロセスです。会議を行うときは、どんな会議か何を決めるのか、参加者全員が認識することが、効率的な会議運営につながります。

スペース特集

  • お手軽なレンタルスペースが満載!
    少人数の方にオススメ!
  • 大人数で利用できて、社内研修やセミナー、懇親会に最適です!
  • 1時間1,000円以下で借りられる、
    会議室の特集です!
  • 月極でスペースやオフィスを借りたい方へ向けた特集です!
    お問合せは0120-388-172(レンタルオフィス窓口)まで
  • ダンスやヨガに最適なレンタルスタジオを集めました。

全ての特集を見る