会議のコストを考えて無駄をなくそう

会議のコストを考えて無駄をなくそう

ビジネスを行う上で、「費用対効果」という考え方は欠かすことができません。それなのに会議に対しては、きちんと「費用対効果」の検証をしていない企業が多いようです。
「会議の費用? 社員が社内会議室で話すのだから、資料作成のコピー代程度では?」と考えるとしたら大きな間違い。【3大コスト】をしっかり把握することで、会議の無駄を減らすことができます。

【コスト1】会議にかかる人件費


会議をしている時間も、会社は社員に給料を払っています。その人件費がどれくらいか、きちんと検証してみましょう。会社員の「時給」は、一般的に以下のように試算されます。

  1. 年収400万円社員の時給は、約2,000円
  2. 年収500万円社員の時給は、約2,500円
  3. 年収700万円社員の時給は、約3,500円
  4. 年収1,000万円社員の時給は、約5,000円

仮に①の社員10名、②の課長3名、③の部長2名、④の取締役1名で2時間会議をしたら
(2,000円×10+2,500円×3+3,500円×2+5,000円)×2=79,000円です。

その会議は、79,000円のコストを使うだけの利得がある内容でしょうか? 会議時間を半分の1時間にすれば人件費は39,500円。2時間の会議はどうしても必要なのでしょうか?

最近は会議に参加するメンバーの年収を入れると、会議にかかる人件費を自動計算するアプリもあります。まずは、人件費という会議のコストを洗い出してみましょう。

【コスト2】会議にかかる時間


会議コストを考える上で、人件費は比較的分かりやすく計算しやすい経費です。これに対して計算しにくく、分かりにくいのが「時間コスト」。会議に出ることで、販売員は売り場を離れ、製造担当は工場を離れます。会議は、「その人が本来の業務に付いていれば得られるはずの利益」を失くして行われるのです。時間コストを考えても利益になる会議かという視点を持つことから無駄をチェックして行きましょう。

【コスト3】会議室という場所のコスト


3つ目に考えるべきは「スペースコスト」です。小売販売業ではシビアに店舗の月坪売上を計算し、営業面積あたりどれだけの売上げを作るか考えます。会議室にも「スペースコスト」が掛かっていることを認識しましょう。売上高利用頻度の高くない会議室、必要以上に部屋数の多い会議室は、本当に必要なスペースでしょうか? オフィスが賃貸の場合ならなおのこと、生み出す利益に見合うだけの会議スペースか検証しましょう。場合によっては商談スペースを通常会議に使い、大きな会議は貸会議室を利用すれば、コスト削減につながる場合もあります。

コスト意識の高い企業では、ダラダラした会議にならないよう、進行役(ファシリテーター)が「本会議2時間の会議コストは〇万円です」と提示することも行われています。コストに気づけば、「メール報告ですむ内容ではないか?」、「短時間で済ます工夫は?」とコストカット意識が生まれます。まずは、全員が会議コストを意識することから始めましょう。

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