わかりやすさがポイント! 会議の司会進行のコツ

わかりやすさがポイント! 会議の司会進行のコツ

会議の司会進行を任されたら、あなたはどうしますか? アジェンダ(計画表)を作成し、会議の目的を明確にする、準備をきちんと整えればそれだけで会議がうまくいく訳ではありません。司会進行として気を配るべきは、参加者が発言しやすい場の雰囲気作り。会議の雰囲気を作るには、いくつかのコツがあります。

会議前日までの準備

会議の場でいきなり自分の意見を整理して話し出せるのは、かなり会議慣れした人だけです。参加者には遅くとも前日までに資料とアジェンダを渡し、「会議で話す」準備をしてもらいます。気をつけるポイントは次の2点です。

・会議の目的をわかりやすく
・参加する者に何が求められているかをわかりやすく

ただ「営業会議、参加:誰々」だけでは、参加者はどんな会議かイメージできません。例えば「既存店舗の売上げ状況確認および新規出店地域の決定」など、何を話し合うかをわかりやすく書き、「参加者:佐藤(営業管理)、田中(地域マーケ担当)」と情報を加えるだけで、参加者に「どんなことを聞かれるか」、「何を話すか」というイメージを持ってもらえます。

会議中に意識すべき3つのポイント

会議当日、進行役(ファシリテーター)は次のポイントを意識するようにしましょう。

時間通りに進める

「定時開始・進行がルール」という立場で場を仕切るのが1つめのポイント。「〇〇常務がまだですので……」などと開始を遅らすと、上司ありきの雰囲気を作ってしまいます。「定時開始時間厳守でやります」と先に根回しをして、誰が遅れても会議を進めるようにしましょう。長々と話す独演者には、「もっとお伺いしたいところですが、時間も迫っております」など、タイムルールの意識をうながします。

参加者が発言できるような質問を用意する

「何か意見はありませんか?」と丸投げするような聞き方はNG。相手は何を言えばいいか迷い、方向違いの話を始める場合もあります。「佐藤さん、〇〇店の売上げ推移を見ていて気付いた点はありますか?」、「田中さんは〇〇地域の商圏をどう見ていますか?」など、相手のフィールドを踏まえて、発言を引き出し行きます。

意見を否定しない

人は発言を否定されると、たとえそれが正論でも反感を感じモチベーションが下がりやすくなります。実現不可能に思える意見も、一旦「なるほど」と受取り、実務に長けた人に「この点〇〇さんはどう思われますか?」と対論を聞くようにすれば、発言者を否定しないで議論できます。会議中に方向違いの意見が出た場合も、「話がずれています」と否定するのではなく、「興味深い意見ですが、今は〇〇についての議論です」と、相手にずれていることを意識してもらうようにします。

会議では「アイスブレイク」が必要

TVのトーク番組を見ていると、司会者が冒頭にのんびりした世間話を入れたりしています。これは「アイスブレイク」と言われ、参加者の緊張を解き、気軽に意見を言えるような雰囲気をかもして場を凍らせないようにするテクニックです。会議も参加者が緊張していては、良い意見交換ができません。会議前に(特に若手と)軽く雑談するなど、アイスブレイクを心掛けましょう。

会議を上手にコントロールするフレーズ

会議を始めるとき、話題が脱線してしまったとき、会議の内容を最後にまとめるとき、などに活用できるフレーズを知っておきましょう。

「皆さんのご協力をお願いします」
会議開始時に、皆が会議を作ることを意識してもらう言葉です。
「本会議の会議コストは〇万円です」
会議室の空気がダレているときに、コスト意識に訴えるフレーズ。
「話を本題へ戻しますと」
議論が脱線していることを全員に知らせるフレーズです。
「それでは皆さん、どうしましょうか?」
会議をどう終わらせるか、参加者に自覚してもらう言葉です。

司会進行をする人は、自分が会議の舵取りだという意識を持って、ときには毅然と場を仕切ることが大事です。はじめて司会進行を行う方は上記を参考に、円滑かつ結果に結びつくように会議を進めてください。

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