商談を行いやすい場所の選び方

商談を行おうとして自社応接室やクライアントの商談スペースで探そうとしても、既に予約で埋まっていて使えるスペースがない、ということもあります。状況によっては時間をずらすよりも、街中で商談場所を見つけることが必要になることも……。そんな「外商談」の場合、どんな場所を選ぶかによってビジネスの成否が変わることもあるでしょう。それほど、商談場所は大切なのです。商談をうまく進めるためにも、場所選びのコツを知っておきましょう。

商談場所を選ぶ際に注意したいポイント

商談場所を選ぶときは、「何のために相手と商談するか」目的をまず考えましょう。初対面の顧客で認知してもらうのが目的ならば、場所がわかりやすくキチンとした雰囲気の場所が適します。きちんと内容を説明したい場合は、PCや資料のスペースを確保できる場所が必要。以下のポイントに注意して、目的ごとにふさわしい場所を選ぶようにします。

商談場所に必要とされるポイント

・場所がわかりやすい
・落ち着いて会話ができる
・ある程度パーソナルスペースが保てる
（周囲の人と近すぎない椅子の間隔、ボックス席、個室など）
・PCや資料のスペースが確保できる

商談をする場所はどんな場所がある？

街中で商談に利用される場所としては、カフェ、ファミレス、ホテルのラウンジ、貸し会議室などがあります。それぞれメリット・デメリットがあるので、状況に合わせて使い分けましょう。

カフェ・喫茶店

メリット

オフィス街・住宅地・商業地域などどんな場所にもあり、場所を確保しやすい。

デメリット

騒がしくて会話に集中できない、テーブルが小さく資料が置けないなど、店次第で状況が変わる。

ファミレス

メリット

テーブルが大きくPCや資料が置ける、区切られているので話をしやすい。

デメリット

食事時は周囲で飲食しているので、商談に集中しにくい。商談内容に対してカジュアル過ぎる場合も……。

ホテルのラウンジ

メリット

周囲の席と距離があるので、落ち着いて会話しやすい。スタッフのサービスレベルが高い。

デメリット

ほかの場所に比べて、飲食費が高額。ホテルに出入りする人がいるので、人目につきやすい。

貸し会議室

メリット

しっかりしたプレゼン・商談ができる。プロジェクターなどビジネス用機材が使える。

デメリット

利用料金がかかる。どこにでもあるとは限らない。

これだけは厳守！ 社外で商談をする場合のマナー

社外で商談する場合、社内とは違う気配りや応対が必要です。スムーズに商談ができるように以下のような点に気をつけましょう。

事前連絡は念入りに

確実に相手に会えるように、場所・アクセス・連絡先をしっかり伝えます。自分の連絡先だけでなく、会う店の電話番号やトラブルがあった場合の緊急連絡先など、複数の連絡先を用意すると行き届いた印象になります。

顧客が喫煙者かどうか確認

先方が喫煙者かどうかは必ずチェックしましょう。全面禁煙の場所も多いので、顧客が喫煙者ならば、喫煙ルームのある店を選びます。席の予約ができる場合は、喫煙席で予約しておきましょう。

時間より早く到着する

商談の場に相手より先につくことは、最低限のマナー。先方が早く来ることもあるので、最低でも15～20分前には到着するようにします。

ビジネスマナーより相手の快適性を優先

カフェや喫茶店の場合、出入りの多い入口付近を避けて、奥の方の角席など落ち着ける位置を選びます。こういう店では上座にこだわり過ぎないようにしましょう。上座であっても周囲が気になり落ち着かないようならば、「こちらの方が落ち着けます」と快適に座れる席へ誘導する気配りが大事です。

話し方、声の大きさに注意

カフェやホテルのラウンジなどは、公共の場。商談だからと声高に説明しているのは聞き苦しく、顧客にも周囲に気を使って話に集中できません。お店での商談は、場から浮かない程度の話し方で。大事な事柄は、タブレットやメモ帳を使って間違いなく伝わる工夫をしましょう。

社外での商談は気を使うことも多くなりますが、外での商談を上手くこなせるとビジネスに大きく役立ちます。上記のポイントを参考に、社外での商談をスムーズに進められるようにしてください。