会議を効率的に進めるためのアジェンダの考え方

会議を効率的に進めるためのアジェンダの考え方

会議をトラブルなく進め実りあるものにするには、アジェンダ(agenda:実行のための予定表、行動計画)の存在が欠かせません。しっかりしたアジェンダを作成するためには、何のためにアジェンダを作るかをきちんと理解して、必要な項目を不足なく盛りこむことが重要です。ここでは、アジェンダの作成方法と作成する際のコツを紹介します。

アジェンダがなぜ必要なのか?


きちんと作られたアジェンダがあるのとないのとでは、会議の進行や結果に決定的な違いが生まれます。

全員に同じ目的の認識を持たせる

文章化した予定、目的、課題などを確認することで、全員の認識にブレがなくなります。

目標を達成する

会議が進むうちに、ともすれば目標を見失った議論になることがあります。そんなときにアジェンダは議論の目標が何か、何を決定しなければいけないかを再確認するツールになります。

時間を効率的に使う

アジェンダで全体の会議予定(議事進行)を確認することで、参加者にタイムスケジュールの観念が生まれ、無用に議事が長引くことを防ぎます。

このようにアジェンダは会議を目的地へ導く「羅針盤」の役割と、どのようなテンポで議事を進めていかなければならないかを知らせる「メトロノーム」の役割を持っています。アジェンダを作成する人は、この2つの点に留意して、必要な項目を盛りこむようにしましょう。

アジェンダに必要な項目


会議の規模や内容にもよりますが、一般的にアジェンダがフォローしておきたいのは次のような項目です。

  • 会議名
  • 日時と場所
  • 参加者
  • 会議の目的
  • タイムテーブル
  • 議事進行役
  • 配布資料
  • 参加者が用意するもの
  • 決定事項
  • 問題点 など

基本項目を押さえた上で、会議の規模や内容によって日時の項目にアクセスや会場案内をつける、議事進行役のプロフィールや連絡先(内線電話)をつけるなどのアレンジを加えて利用しやすさをアップさせます。

アジェンダを作成する際のコツ


アジェンダを作成する際には、できるだけ簡潔にまとめることと、当日の会議の流れを意識して内容を作成するのがコツです。アジェンダの項目毎に、以下のような点に注意して作成してください。

会議名

議事を簡潔に表現した会議名。

日時と場所

会場に不慣れな人が来る場合はアクセス案内をしっかりすることで遅刻者や迷う人を防ぎます。

参加者

何人規模の会議か、どんな顔ぶれか全員が想像できるように。必要ならば肩書をつける工夫も。

会議の目的

何人規模の会議か、どんな顔ぶれか全員が想像できるように。必要ならば肩書をつける工夫も。

タイムテーブル

〇〇〇〇の決定    00:00-00:00
〇〇に関する情報共有 00:00-00:00
短めの時間設定で、発言者にだらだらと話させないように。

議事進行役

知らない参加者がいるようなら簡単なプロフィールや事前の連絡先(内線など)を記載。

配布資料

ページ数が多くなるようなら別紙に綴じて、アジェンダをコンパクトに

参加者が用意するもの

参加者が忘れると進行に関わるものは「必携」などの注意を。

決定事項

ゴールがどこになるか参加者がイメージできるように、アウトプットを示す

問題点

会議で解決すべき問題点を参加者が共有できるように。

効果が上がるアジェンダ配布のタイミングは?

アジェンダを見てメンバーは会議の概要を把握し、人によっては会議に役立つ準備をすることもあります。ただあまり早過ぎる配布は多事に紛れて忘れる人も出てくるので、1週間前程度のタイミングでアジェンダを共有しておくのが効果的です。ただし、遅くても前日までには配布しましょう。会議室に入ったとき、テーブル上にアジェンダが置かれているような状態はNGです。アジェンダに目を通す時間がなく、メンバーがきちんと目的や問題点といった情報を共有できません。

効率的で結果の出せる会議にするために、アジェンダは重要なツールです。共有すべきポイントきちんとまとめたアジェンダを、事前に配布するようにしましょう。

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